为加强协会档案管理工作，规范会员管理行为，防范法律风险，特制定本制度。

 一、职责

（一）各承办委员会

 1、 业务承办部门，是档案履行的责任主体；部门负责人是档案主要责任人。

 2、 档案应文字表达准确、格式整齐规范；针对档案相关条 款与律师进行沟通，明确档案双方的权利与义务，确保风险可控。 档案内容严禁出现差错，对于因工作严重失误造成档案存在差错的，协会将进行问责。

 3、负责牵头组织档案的归集及整理等相关工作。

 4、及时更新、维护档案信息，并按年度交接秘书处专职负责人员，入档保存。

（二）秘书处

 1、核对盖章档案是否与审批流程内档案内容相符，并在确认无误后用印。

 2、负责行政、人事和财务类档案原件分类收回并登记，定期对未交回的档案进行催收及通报。

 3、负责将财务管理中心交回的业务档案原件归入档案室保存并建立台账。

 二、档案管理

（一）所有原始档案，协会均需留存原件。

（二）秘书处相关部门负责协会承办业务档案的原件收回，并对电子版档案、《档案管理表》相关信息填写。

（三）秘书处相关部门负责协会所有档案妥善保管，按部门在协会档案室分类保存、归档，并定期将电子版转存。

（四）档案承办部门应建立电子档案，按照一事一档原则，将档案文本、档案收集的依据文件和相关说明材料等相关档案进行归档留存。

（五）各委员会负责人不定期抽查、定期督查档案的管理工作。

（六）所有涉及档案整理、归集、使用，管理人员均须签订《档案保密协议》，确保档案文件的安全性、保密性。

 三、档案查阅、使用规定

对已归档档案，会员不得随意借阅使用，确需查阅时应该由委员会负责人提交申请，由协会负责人签字审批。秘书处档案管理人员依照审批完毕的审批单调取档案，并完成交接登记。借阅人只可将借阅档案用于申请事由，使用完毕后应立即交回，借阅期间发生的档案遗失等问题由借阅人承担，视情节严重程度由会长会议讨论处理。

 四、对Ukey的管理规定

(一)协会Ukey由协会秘书处指定专人负责保管，并由协会负责人担任监督人。

(二)协会所有Ukey应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处，节假日应封存印章。一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告协会管理层，并查明情况，及时处理。

(三)Ukey保管人如有岗位变动或离职需变化保管人员的，需向秘书处及时备案。Ukey交接要在第三人监督下进行(即交接人、接交人、监交人三方确认签字)。

(四)Ukey保管人须切实负责，不得将Ukey随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管，并办好交接，以保证工作需要。

（五）Ukey保管人对所保管的印章，应经常检查，细心保护。

（六）Ukey保管不善等原因造成协会及会员单位不良后果，将承担相应法律责任，协会及会员单位保有追诉的权利。

本制度自公布之日起开始实施。

                            甘肃省土地估价师协会

                             2023年4月11日